Auf die Frage, was einen Teil ihrer Arbeit, die sie eine große Zeitverschwendung zu finden, werden viele antworten laut und deutlich … TREFFEN. In einer aktuellen Umfrage von Führungskräften, zugeschrieben neunzig Prozent der Befragten dem Scheitern von Gesprächen über einen Mangel an fortgeschrittenen Planung und Organisation. Und über drei Viertel an, dass sie keine formale Ausbildung, wie man ein Meeting leiten erhalten. Die folgenden vier Strategien können dazu beitragen, die Qualität der Meetings.

Planen Sie im Voraus.

Erster Einsatz dieser grundlegenden Fragen, die Grundlage für ein produktives Meeting zu legen. Diese Fragen zu beantworten, die die, die was, und vor allem die, warum Probleme. Was ist das Ziel des Treffens? Ist es in erster Linie für die Verbreitung und den Austausch von Informationen, oder ist es für solche Tätigkeiten auf die Festlegung von Prioritäten, Brainstorming, Entscheidungs-oder Problemlösung? Welche konkreten Fragen müssen angegangen werden? Wer wirklich braucht, um teilzunehmen? Und wer braucht nur informiert werden?

Legen Sie eine klare und zielorientierte Tagesordnung.

Ein gut durchdachtes, bietet schriftliche Tagesordnung der Struktur für die Durchführung einer Tagung, die einen Besuch wert ist – eine, die die Investition von Zeit und Energie begründet. Die gut ausgearbeiteten Agenda sollte, auf ein Minimum, die folgenden Informationen: Datum, Uhrzeit (Beginn und Ende), Ort, Zweck, die teilnehmen werden, und bestimmte Tagesordnungspunkte.

Als Tagesordnungspunkt “Budget Report” ist nicht spezifisch genug. Ist das Ziel, nur das jährliche Budget (eine Ansage) oder den Eingang von den Teilnehmern (Diskussion) zu erhalten oder zu stimmen (eine Entscheidung zu treffen)? Neben einer Liste der Themen sollte ein wirksames Agenda identifizieren die Personen, die für jedes Element und eine realistische Zeit zu schätzen.

Realistische bedeutet durchdenken vor der Zeit, die Teilnahme an, wie das Gespräch könnte fließen, was Probleme auftreten, etc. Nicht versuchen, mehr zu erreichen als dies in der verfügbaren Zeit möglich. Err auf der Seite der Fertigstellung Anfang anstatt läuft über. Der Mangel an einer gut vorbereiteten Tagesordnung (oder Misserfolg einen zu benutzen, wenn es vorhanden ist) trägt zur gemeinsamen Beschwerde, dass die Sitzungen eine Verschwendung von Zeit sind.

Wählen Sie einen Moderator.

Jede Sitzung sollte ein Moderator oder Versammlungsleiter, der dafür verantwortlich, dass das Treffen fokussiert ist und Fortschritte macht. Ein guter Moderator muss kontrollieren, aber nicht dominieren; erlauben Diskussion, aber nicht zulassen, das Treffen aus der Hand; erreichen Entscheidungen, aber nie reiten grobe beschlagen; objektiv sein, aber nicht unpersönlich.

Abhängig von der Art der Begegnung und Ergebnisse gewünscht, kann die Sitzung Facilitator ein Teammitglied, Projektleiter oder Präsident der Organisation werden. Manchmal kann es jedoch erforderlich sein, in einem professionellen Moderator zu bringen. Diese Person hat die Aufgabe, die Gruppe in die Beschleunigung der Entscheidungsfindung zu unterstützen, oder im Umgang mit unvermeidlichen Konflikt oder in Gedanken noch deutlicher über ein sehr komplexes Problem.

Halten Sie ein Meeting-Rekord.

Jemand sollte zugewiesen, die wichtigsten Informationen und Ergebnisse des Treffens, das heißt, wer wird was bis wann zu tun ist aufzuzeichnen. Dies führt zu mehr Verantwortlichkeit. Eine Auswertung des Treffens sollte ein Teil des Datensatzes werden. Es könnte eine einfache, schnelle Tätigkeit als frage jeden, am Ende der Sitzung, die für ein “Plus” (was gut gelaufen ist) und “minus” (was könnte verbessert werden). Laufende Bewertung führt zu einer besseren und produktivere Meetings.

Durch die fortschrittliche Planung, sorgfältige Vorbereitung einer Agenda und effektive Erleichterung, können Sitzungen eine wertvolle Aktivität, um bessere geschäftliche Entscheidungen, mehr Teamarbeit und schneller Problemlösung führen kann. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Meetings zu arbeiten.

Marcia Zidle, ein Business-und Leadership Development-Experte, arbeitet mit unternehmerischen Organisationen, die ein marktbeherrschendes Unternehmen im Wettbewerb um Kunden, Klienten, Finanzierung oder Gemeinschaft das Bewusstsein sein wollen.

In der Wizard of Oz, Dorothy sagen, Г, В “Toto, ich habe ein Gefühl weГ, В’re nicht in Kansas anymoreГ, В”. Nun Wirtschaft, Regierung und Gemeindeleiter, Marcia sagt, Г, В “ItГ, В ist nicht mehr business as usual mehr, das Geschäft, die besser als usual.Г hat, В”