Zweck

Um das Team und seine Sponsoren zu einer Einigung über den Umfang, die Ziele, sowie Finanz-und Performance-Ziele für das Projekt haben

Was Sie brauchen, bevor Sie beginnen

Erster Entwurf der Projektauftrag vom Sponsor (en)

Mittelzuweisung (Zeitpunkt der Team-Mitglieder, ursprünglichen Haushaltsplan)

Deliverables

Ein abgeschlossenes Projekt Charter (für die Problemstellung, Auswirkungen auf das Geschäft, Ziele, Umfang, Zeitplan, definiert Mannschaft)

Dokumentation zeigt, was Kunden (intern und extern) sind oder werden von diesem Projekt betroffen sein und was ihre Bedürfnisse sind

High-Level-Prozess Karte (n), mindestens ein SIPOC Diagramm

Abgeschlossen Projektpläne. Die Anforderungen werden von der Firma unterschiedlich, aber oft auch Gantt-Diagramme, Stakeholder-Analyse; Widerstand Analyse; Risikoanalyse; Aktion anmeldet, Verantwortung Zuweisungen und Kommunikation Pläne (in diesem Buch nicht abgedeckt)

Ergebnisse aus dem Projekt zu starten Tagung zeigt Team Konsens Projektziel, Charter, Leistungen, und die Verantwortlichkeiten der

Wichtige Schritte in Define

Hinweis: Einige Unternehmen haben das gesamte Team alles tun, dieser Arbeit. Andere haben die Black Belts einige oder alle der im Hintergrund arbeiten, bevor die Zusammenführung der Teams. Tun Sie, was sinnvoll für Ihre Situation.

Bewertung Projektauftrag. Haben Sie Ihr Team zu diskutieren den Entwurf der Charta von Sponsoren. Erhalten Sie Antworten auf Fragen. Verhandeln Kompromisse oder Anpassungen an Rahmen, Ressourcen, Zeitplanung, Team-Mitgliedschaft erforderlich.

Validate Problemstellung und Ziele. Bewertung vorhandener Daten oder andere Informationsquellen zu bestätigen, dass Sie das Problem waren da …

– Exists

– Ist es wichtig, Kunden (sammeln die Voice of the Customer)

– Ist wichtig für die Wirtschaft (sammeln Voice of Business Information)

– Zugemutet werden kann, verbessert mit Lean Six Sigma (DMAIC) Methoden werden

Validate finanzielle Vorteile. Verwenden Sie vorhandene Daten auf aktuelle Kosten, Gewinne, Margen oder anderen finanziellen Kennzahlen für Ihr Projekt zu berechnen. Schätzung der finanziellen Auswirkungen, wenn Sie das Projektziel zu erreichen, und überprüfen Sie, dass es den Erwartungen des Managements erfüllt.

Create / validate Prozess Karte und Umfang. Dokumentieren Sie die wichtigsten Schritte des Prozesses (mit einem SIPOC Diagramm) zu Projektumfang zu überprüfen; sehen, ob Daten vorhanden sind, um Baseline Maßnahmen rechtzeitig bereitzustellen, Mängel / Fehler, Nacharbeit, etc., für eine Wertstromanalyse.

Erstellen Sie die Kommunikation zu planen. Identifizieren Projektbeteiligten und Stakeholdern (Sponsoren, Kunden, Führungskräfte, Prozess-Betreiber, etc.) und entwickeln Pläne für das Halten sie über und / oder in das Projekt eingebunden informiert.

Entwicklung von Projektplänen (Zeitplan, Budget, Meilensteine).

Füllen Sie das Definieren Tor zu überprüfen.

Gate-review-Checkliste für Define

Eine aktualisierte Project Charter

– Problem Statement detailliert angeben, wann das Problem gesehen wurde, was das Problem ist, das Ausmaß des Problems und die Auswirkungen oder Folgen des Problems (z. B. Auswirkungen auf die Kunden Critical-to-Quality Erwartungen). Achten Sie darauf, das Problem Aussage konzentriert sich auf die Symptome nur (nicht auf Ursachen oder Lösungen).

– Key Stakeholder: Wer sind sie? Wie werden sie in das Projekt einbezogen werden? Wie werden die Fortschritte, sie kommuniziert werden?

– Business Impact widerspiegeln erwarteten finanziellen Vorteile und Annahmen.

– Goal Statement eindeutig identifiziert die wichtigsten Leistungsindikatoren für metrische (Y) verbessert werden.

– Überprüfung der Projekt-Scope: breit genug, um die Projektziele zu erreichen noch schmal genug, um innerhalb des Projektplans Zeitrahmens abgeschlossen werden.

– High-level Project Plan zeigt die angestrebte Fertigstellungstermin für das Projekt-und Etappenziele.

– Liste der Team-Mitglieder für die wichtigsten Stakeholder, notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse (insbesondere über den aktuellen Prozess).

Dokumentation zu Ihrem Kundenkonto Wissen

– Primary externen und internen Kunden identifiziert

– Voice of the Customer gesammelt

– Kunde muss für die Priorität und Bedeutung bewertet

– Fähigkeit, Kundenanforderungen zu messen

Ein High-Level-Prozess Karte und / oder SIPOC Diagramm

– High-level Karte zeigt wichtige Schritte oder Aktivitäten (Details werden in Measure kommen)

– SIPOC Karte fertig zu wichtigen Lieferanten, Inputs, Process Grenzen, Outputs, Kunden (soll zeigen, dass der Prozess hinweg mit dem Projekt in Einklang bringen) zu identifizieren

– Key-Prozess Ausgangsvariablen (KPOVs) wie Zeit, Qualität und Kosten-Metriken (zu verarbeiten Links zu Projektzielen zeigen)

– Optional: Eckdaten zum Zeitpunkt, Verspätungen, Warteschlangen, Defekte, etc., wenn Sie nicht sammeln diese Daten hier, Sie werden sie zu sammeln in Messen

Detaillierte Projekt-Management Pläne

– Mehr detaillierten Zeitplan der Aktivitäten, vor allem für Messen (mit einem Gantt-Diagramm, zum Beispiel)

– Liste der Akteure, die durch das Projekt betroffen sein wird, und ihre Erwartungen und Befürchtungen

– Communications-Plan für die identifizierten Akteure und ihre Anliegen

– Risikomanagement Pläne

– Identifikation von Barrieren / Hindernisse, die das Team behindern könnte (wahrscheinlich benötigen Hilfe aus dem Black Belt und Sponsoren, um diese Barrieren zu überwinden)

Tipps für Define

Wenn Sie länger als 1-2 Tage (Vollzeit) oder 1-2 Wochen (Teilzeit) in Define zu verbringen, das ist ein Indiz, dass der Umfang möglicherweise zu breit oder zu vage. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder Sponsor zu sehen, ob Sie das Projekt (wählen Sie einen engeren Thema) kann rescope, das Projekt in Phasen, oder passen Team Mitgliedschaft, um Ihnen das Wissen / Ressourcen, um die Aufgabe abzuschließen.

Beschleunigen Sie DMAIC by doing als Mini-Kaizen-Veranstaltung, wo Menschen zusammen kommen für eine Halb-oder Ganztages-Sitzung und füllen Sie alle erforderlichen Arbeiten (keine Unterbrechungen erlaubt) definieren. Post Dokumente an der Wand, während Sie arbeiten, so können Sie Ihren Sponsor am Ende der Sitzung zu aktualisieren.

Führen Sie eine gründliche Arbeit zu erfassen Kundenbedürfnisse als wichtige kritische Eingänge (Xs) offenbaren kann.

Achten Sie darauf, das Team ist gut ausbalanciert. Versuchen Sie, Team-Mitglieder aus den Bereichen Upstream-und Downstream von dem Prozess, der zu untersuchenden Unternehmen hinauslaufen.

Wenn das Projekt Hilfe benötigen aus einem anderen Bereich / Spezialität (z. B. Information Systems, Finanzen, Marketing) legt diese Links so früh wie möglich. Ask Vertreter aus diesem Gebiet, um dort an einer Teamsitzung und / oder senden Sie ein Team-Mitglied, mit ihnen eins zu eins entsprechen.

Alberto Luci